مشروع اعداد الخطة الاستراتيجية
بنظام النقاط المتوازنة لشركة البريقة لتسويق النفط
تأسست شركة البريقة لتسويق النفط عام 1971 م وحتى عام 2014 م ومنذ نشأتها كانت تعمل بأسلوب الخطط التشغيلية وكانت الموازنة السنوية هي خطة الشركة للعام القادم وتواجه المشكلات العملياتية اليومية بأسلوب ردات الافعال في ظل اقتصاد محلي واسواق محلية ليبية مغلقة أمام المنافسة الدولية.
ومع التطورات التي شهدتها الساحات العربية واستحقاقاتها الداخلية في ليبيا، قامت لجنة ادارة الشركة بتوقف دقيق امام التحديات المحلية والإقليمية والدولية وما يتوجب على الشركة من اعادة تصميم نظم العمليات وتطوير اساليب عمل الادارات في إطار منهجيه تطوير وتحديث شامله ترتكز للمنهج العلمي الصحيح.
ومنها جاءت القراءة العميقة للجنة ادارة بالشركة للمشهد الاقليمي بشكل عام والليبي بشكل خاص متفهمه حجم التحديات الحالية والمتوقعة فقررت تحمل مسؤولياتها تجاه ليبيا اولاً وشركة البريقة ثانياً والعاملين في شركة البريقة ثالثاً لتحقيق التوظيف الامثل للموارد والحد من العشوائية وترسيخ قيم الحوكمة الرشيدة في عمل الشركة وفي إطار السعي للتطوير والرفع من مستوى الأداء العام للشركة وتحقيق رسالتها والأهداف الرئيسية التي أنشأت من أجلها والعمل على إعداد خطة استراتيجية متكاملة بشكل علمي وعملي , فالتقت رؤيتها ورغبات العاملين حول المبادرة بإرادة قويه وانتماء اصيل وفهم عميق بهدف توحيد جميع الجهود، من خلال إعداد عدد من المستخدمين بالشركة لتكوين فريق متخصص لإعداد الخطة الاستراتيجية للشركة ووضع الاهداف وتحديد اولوياتها وإعداد مؤشرات ووضع معايير قياس الأداء لتسهيل عملية المتابعة والرقابة وتقييم البدائل المقترحة وتمشياً مع المجهودات التي تقوم بها الادارة العليا بالشركة من خلال جملة من السياسات والاجراءات التي تعتبر جميعها من اسس اعداد الخطط الاستراتيجية لأى مؤسسة ومنها ما يلى:ـ
- تنفيذ وتركيب منظومة الحل الشامل (الاوراكل).
- التعاقد مع المنظمة العربية للتنمية الادارية لإعداد الهيكل التنظيمي للشركة.
- السعي لتأهيل الشركة للحصول على شهادة الايزو في الجودة (ISO).
- مشاريع السلامة والصحة المهنية وحماية البيئة.
- تنفيذ بعض المشاريع الاستراتيجية الهامة لزيادة السعات التخزينية للشركة.
فقررت لجنة الإدارة إطلاق مبادرة مشروع اعداد خطة استراتيجية للشركة، مبتدئه بمرحلة التوعية الجماعية في موضوع التخطيط الاستراتيجي للعاملين في الشركة وعقدت ثلاث برامج تدريبيه في طرابلس لنشر ثقافة التخطيط الاستراتيجي داخل الشركة بالاستعانة ببيوت الخبرة المتخصصة التي تتمتع بالخبرة الواسعة في هذا المجال والتي قامت بأعداد العديد من الخطط الاستراتيجية للمؤسسات والوزارات الأردنية وذلك لمساعدتنا على اعداد خطة الشركة الاستراتيجية للسنوات ( 2016 ـ 2020 ) ووضع رؤيتها المستقبلية تلي ذلك القيام بالزيارات الميدانية في مواقع ومستودعات الشركة لعرض و توضيح أهمية الخطة الاستراتيجية للرفع من مستوى الأداء العام ورفع مهارات العاملين بصفتهم الثروة الحقيقة للشركة.
ومن خلال التفاعل والنقاش المثمر وتبادل الخبرات مع منفذ البرنامج فى ورش العمل المصاحبة لهذه الدورات والذي من خلالها استقى الكثير من البيانات والمعلومات عن نشاط الشركة من حيث الهيكل التنظيمي والموقف المالي ومعرفته بطرق عمل بعض المنظومات الداخلية للشركة حيث أصبح لديه دراية وإلمام كاف بمتطلبات الشركة وكذلك الإلمام بكفاءة وخبرات قيادات الشركة التي سيلقى على عاتقها إعداد الخطة الاستراتيجية ومتابعة تنفيذها. وبناءا على ما أشار اليه من ضرورة وضع الاهداف الاستراتيجية وتحديد اولوياتها وإعداد مؤشرات القياس والمتابعة وتقييم البدائل المقترحة والتعمق في أسس ومراحل إعداد الخطط الاستراتيجية. ونظرا لما لمسناه عند تنفيذ البرامج التدريبية المشار إليها أعلاه من خلال جودة المادة العلمية المقدمة وقدرة مؤسسة دار المخططون العرب وما لديها من الخبرة والكفاءة اللازمة لتأهيل فريق العمل المشار إليه تأهيلا نوعيا غير مسبوق في مجال التخطيط الاستراتيجي وبما يحقق الاستفادة من التجارب العالمية في هذا المجال.
عليه تم الموافقة على أن يتم تكليف مؤسسة دار المخططون العرب للأشراف على تنفيذ هذا المشروع الطموح من خلال اتفاقية تم ابرامها معها.
يلي ذلك عقد عدة برامج تدريبية مكثفة ابتداء ببرنامج اعداد فريق التخطيط الاستراتيجي في الشركة بالمملكة الأردنية الهاشمية ليكون فريق مؤهل يضاف لخبرات الشركة وقادر على وضع خطة استراتيجية للشركة بشكل علمي والذي انبثقت عنه مجموعة من اللجان المتخصصة للمباشرة في تنفيذ المشروع وهي على النحو التالي:
- اللجنة التوجيهية.
- اللجنة الاستشارية.
- اللجنة الفنية واللجان المساندة لها وهي (لجنة الإحصاء ـ لجنة الموازنة الموجهة بالنتائج واللجنة الإدارية).
مراحل اعداد الخطة الاستراتيجية بنظام النقاط المتوازنة لشركة البريقة.
تم تقسيم مشروع اعداد الخطة الى عدد من المراحل وتتكون من :
المراحل التالية:
- مرحلة البدء.
- مرحلة المراجعة للوثائق والخطط والقوانيين.
- مرحلة تحديد وتحليل اصحاب المصالح.
- مرحلة ادارة مخاطر اصحاب المصالح واعداد خطة ادارة المخاطر وخطة اتصال بأصحاب المصالح.
- مرحلة جمع البيانات.
- مرحلة التحليل: تحليل البيئتين الداخلية والخارجية.
- مرحلة الاتجاه المستقبلي: رؤية رسالة قيم جوهرية.
- مرحلة اعداد مصفوفة الاهداف وقائمة مقاييس الاداء.
- مرحلة اعداد مصفوفة الاستراتيجيات ارتباطاً مع الاهداف الاستراتيجية والتحليل الرباعي.
- مرحلة الخارطة الاستراتيجية.
- مرحلة اقتراح المبادرات وترتيب الاولويات واقرار المناسب منها.
- مرحلة اعداد مسودة الخطة وتوزيعها على اصحاب المصالح.
- مرحلة تعديل الخطة بناء على ملاحظات الشركاء.
- مرحلة مصادقة اللجان على الخطة: مصادقة لجان الاعداد ولجنة الإدارة على مسودة مشروع الخطة.
- مرحلة مصادقة المؤسسة الوطنية للنفط ووزارة النفط ووزارة المالية على مشروع الخطة.
- مرحلة طباعة الخطة الاستراتيجية بنظام النقاط المتوازنة لشركة البريقة باللغتين العربية والإنجليزية.
- مرحلة إطلاق الخطة الاستراتيجية الاولى لشركة البريقة لتسويق النفط في اجتماع عام.
الهيكل التنظيمي
للجان اعداد الخطة الاستراتيجية
لشركة البريقة لتسويق النفط / ليبيا
- الهيكل التنظيمي: يتكون الهيكل التنظيمي للجان اعداد الخطة الاستراتيجية لشركة البريقة لتسويق النفط من اللجان التالية:
- اللجنة التوجيهية العليا: وتضم رئيس واعضاء لجنة الإدارة بالإضافة الى مدراء مراكز التشغيل
- اللجنة الاستشارية
- اللجنة الفنية
- لجنة الإحصاء (القياسيين او العدادين).
- لجنة المساندة الإدارية.
- اللجنة المالية / وتتولى مسؤولية اعداد الموازنة الموجهة بالنتائج.
– اللجنة التوجيهية:
المهام والمسؤوليات:
1-اعتماد خطة وميزانية والجدول الزمني للمشروع.
2-التأكد من توافق المشروع مع توجهات ورؤية الشركة.
3-التأكد من ان المشروع يحسن استغلال موارد الشركة.
4-المحافظة على تركيز المشروع على اهدافه ونتائجه.
5-التحقق من انجازات المشروع ومقارنتها مع خطة المشروع.
6-توجيه وارشاد ومراقبة اداء لجان المشروع.
7-اعتماد جميع مخرجات المشروع من الخطط والوثائق والأنظمة.
8-اعتماد او رفض التغيرات الهامة في نطاق المشروع او الجدول الزمني او الميزانية.
9-المساعدة في معالجة المخاطر او المشكلات القائمة على المستوى الاستراتيجي للشركة.
10-استخدام وظيفتها للمساعدة في تحقيق المشروع لأهدافه ونتائجه المرجوة وازالة اية عقبات او معوقات او اية مقاومه من العاملين في الشركة للمشروع.
– اللجنة الاستشارية:
1 ـ الاطلاع على سير العمل في مشروع اعداد الخطة الاستراتيجية للشركة.
2-مناقشة المعوقات والمشكلات التي تعترض او تواجه مشروع اعداد الخطة ودور كل عضو من الاعضاء حسب دوره في ادارته وفي المساهمة في ايجاد الحلول المناسبة.
3-تقديم الراي للجنه التوجيهية في القضايا ذات العلاقة بالخطة بهدف انجاح مشروع الخطة.
4-التواصل البناء مع اصحاب المصالح وفقاً لأدوار اداراتهم بهدف كسب الدعم والتأييد لمشروع الخطة.
5-متابعة تنفيذ انشطة الخطة المرتبطة بإداراتهم في الشركة وتحفيز العاملين لإنجاز المتطلبات بدقه وسرعه.
6-توفير الدعم اللوجستي لجميع لجان اعداد الخطة في اداراتهم وجميع المعلومات الضرورية لمشروع الخطة.
– اللجنة الفنية:
- المهام والمسؤوليات:
1-اعداد مسودة مشروع الخطة الاستراتيجية.
2-اعداد وثيقة تحديد وتحليل اصحاب المصالح.
3-اعداد خطة ادارة مخاطر اصحاب المصالح.
4-اعداد خطة اتصال بأصحاب المصالح.
5-اعتماد او تعديل او رفض مخرجات اللجان المساندة او التقارير والنماذج والوثائق المرفوعة من اللجان الفرعية المساندة.
6-اعتماد قاعدة بيانات / بنك المعلومات المعدة من اللجنة الفرعية / الإحصاء (العدادين والقياسيين)
7-اعتماد المصاريف المالية للمشروع.
8-المصادقة على الموازنة الموجهة بالنتائج المعدة من قبل اللجنة الفرعية / المالية.
9-رفع وتقديم التوصيات والاقتراحات للجنه التوجيهية لاتخاذ القرارات المناسبة ذات العلاقة بالخطة.
10-اعداد الخطة التنفيذية للمشروع.
11-قبول او رفض دراسات الجدوى الاقتصادية لمشاريع الخطة الاستراتيجية.
12-اعداد نظام للمتابعة والتقييم للمشروع.
– اللجنة الفرعية المساندة / لجنة الإحصاء (العدادين).
- المهام والمسؤوليات:
1-جمع البيانات ذات العلاقة بأعداد الخطة وتوفير قاعدة بيانات / بنك معلومات في الشركة والتي حددتها اللجنة الفنية.
2-اعداد جميع مسودات النماذج والاستمارات والوثائق التحضيرية لعملية جمع البيانات واعتمادها من اللجنة الفنية
3-ترميز جميع الاستمارات لأغراض التحليل الاحصائي.
3-تحليل ومعالجة جميع البيانات التي تم جمعها حاسوبياً بعد اخذ التوجيه من اللجنة الفنية حول نطاق التحليل واساليب التحليل.
4-اعداد التقارير الإحصائية ذات العلاقة بالبيانات التي جمعت والتي تم تحليلها احصائياً.
5-تنفيذ كافة المهام ذات العلاقة بقياس الاداء ومؤشرات القياس والمكلفة بها من قبل اللجنة الفنية.
– اللجنة المالية:
- المهام والمسؤوليات:
1-اعداد موازنة ماليه للمشروع / وفي حال عدم توفر ذلك يتم الاتفاق مع اللجنة التوجيهية على الية توفير الدعم المالي للمشروع.
2-شراء جميع الاجهزة والمعدات واللوازم والخدمات والاستشارات الخاصة بالمشروع بناءاً على تكليف من اللجنة الفنية للمشروع.
3-متابعة صرف المخصصات للمشروع حسب الطلب او حسب التعاقدات مع الجهات ذات العلاقة.
4-اعداد البيانات المالية اللازمة لمشروع اعداد الخطة.
5-اجراء التحاليل المالية والمحاسبية اللازمة لأغراض اعداد الخطة.
6-العمل والمساهمة في العمل على اعداد الموازنة الموجهة بالنتائج استحقاقاً لمشروع اعداد الخطة الاستراتيجية بنظام النقاط المتوازنة.
– اللجنة الفرعية المساندة / اللجنة الإدارية:
- الادوار والمسؤوليات:
1-طباعة كل ما يتعلق بالمشروع من كتب ومستندات ووثائق لجميع لجان اعداد الخطة.
2-ادارة مرافق العمل (المكاتب، الأجهزة والمعدات وجميع اللوازم المطلوبة للجان اعداد الخطة)
3-دعم اللوجستي لاجتماعات لجان اعداد الخطة.
4ـ اعداد تقارير الحالة لعمل اللجنة الإدارية.
5-ادارة الموارد البشرية المتعلقة بمشروع الخطة.
– مقرر اللجنة الفنية.
- المهام والمسؤوليات.
1-مساعدة رئيس اللجنة الفنية في اعداد جدول اعمال الاجتماعات.
2-دعوة اعضاء اللجنة الفنية للاجتماعات وارسال جداول الاجتماعات لهم قبل الاجتماعات.
3-تسجيل وقائع اجتماعات اللجنة الفنية واعداد محاضر اجتماعاتها.
4-قراءة جدول اعمال كل اجتماع ومحضر الاجتماع السابق والقرارات التي اتخذت والمهام التي وزعت في بداية كل اجتماع للجنه الفنية.
5-اعداد قائمة الحضور وجمع التواقيع عليها في كل اجتماع وارفاقها مع محضر الاجتماع.
4-تسجيل نتائج التصويت على الموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماعات مع ابراز اسماء الموافقين والمعارضين، ويكون صوت رئيس اللجنة مرجح إذا تساوت الاصوات.
5-اعداد سجلات وملفات خاصه حسب موضوعات مشروع اعداد الخطة الاستراتيجية.
6-استلام تقارير الحالة المعدة من اللجان الفرعية المساندة واعداد تقرير حاله شامل لجميع لجان العمل لمشروع اعداد الخطة بشكل اسبوعي.
7-اعداد العروض التقديمية عن التقدم بالمشروع بشكل شهري ويقدمه لرئيس اللجنة الفنية لعرضه في الاجتماع الشهري للجان العمل.
منسق اللجنة الفنية.
- المهام والمسؤوليات:
1-يتولى التنسيق ما بين اللجنة الفنية وبين الجهة الاستشارية والعمل على ادامة التواصل معه وتوفير الامكانات الفنية والإدارية والتكنولوجية لإدامة هذا التواصل.
2-يتولى التنسيق ما بين رئيس ومقرر اللجنة الفنية واللجان الفرعية المساندة.
3-يتولى التحضير لمكان اجتماعات اللجنة الفنية او اية اجتماعات يكلفه بها رئيس اللجنة الفنية تتعلق بالخطة وتوفير التجهيزات والمعدات والمواد اللازمة بالتنسيق مع رئيس اللجنة الإدارية المساندة.
4-يتولى تنسيق الاجتماعات الدورية للجان الفرعية المساندة مع رئيس اللجنة الفنية.
5-التنسيق بخصوص المشاركة في الدورات التدريبية لأعضاء اللجان وسفرهم داخل وخارج ليبيا واقامتهم ومرافقتهم إذا اقتضى الامر.
6-التنسيق بخصوص التنقلات لأعضاء اللجان بخصوص انشطة مشروع الخطة.
7-اجراء الترتيبات والتنسيق اللازم لاجتماعات اصحاب المصالح.
8-توزيع المراسلات الإلكترونية على اعضاء اللجنة الفنية ورؤساء اللجان المساندة ذات العلاقة بمشروع اعداد الخطة.
9-توزيع النماذج والمستندات التحضيرية المعدة من الميسر على اعضاء اللجان.
الجهة الاستشارية:
- المهام والمسؤوليات:
1-توضيح المعرفة وتبسيط المتطلبات وتوجيه اعضاء اللجان نحو الاهداف ومنع الانحراف.
2-اعداد وثائق ومستندات تحضيريه ونماذج توضيحيه لأعضاء اللجان إذا تطلب الامر ذلك.
3-تقوم بتحفيز اعضاء اللجان للقيام بدورهم وتحمل مسؤولياتهم ويساعدهم في انجاز مهامهم.
4-تقوم بمساعدة اعضاء اللجنة الفنية في تحسين قدراتهم في تحديد المشكلات وايجاد الحلول وصناعة القرار
5-تعمل على تركيز عمل اللجان على المحتوى (المهام ـ الموضوعات ـ المشاكل واستهدافها بالحلول) كما تركز ايضاً على العملية (كيفية مناقشة الموضوعات بما فيها الاساليب ـ الاجراءات ـ التنظيم ـ التفاعلات ـ وعلاقات الاعضاء وتفاعلاتهم).
6-ابداء الملاحظات على نتائج اعمال اللجان بغرض تطويرها والنهوض بمستواها نحو المستويات القياسية والمثالية.
7-مساعدة رؤساء اللجان والمقرر والمنسق في ادارة الاجتماعات، وقيامهم بمسؤولياتهم وادوارهم.
8-التواصل مع رئيس اللجنة الفنية ومقررها لأغراض مشروع اعداد الخطة.
9-التواصل المناسب مع منسق اللجنة الفنية بما يكفل تحقيق التفهم الدقيق لمتطلبات الخطة وتبادل المراسلات شبه اليومي.
ان حدود الخطة ستشمل جميع مكونات الهيكل التنظيمي لشركة البريقة بما فيهم العاملين والذين يقدر عددهم حوالي (6955) موظف ، وباعتماد نموذج التخطيط الاستراتيجي بنظام النقاط المتوازنة مما يتيح فرصة كبيره لتطبيق الخطة وتنفيذها علي عكس نموذج التخطيط الاستراتيجي التقليدي الذي لا يعتمد النقاط المتوازنة الأمر الذي يتطلب تطوير منهج اعداد موازنة الشركة والانتقال بها من نموذج الموازنة التقليدية الى نموذج الموازنة الموجهة بالنتائج وبذلك تكون شركة البريقة لتسويق النفط أول الشركات الليبية التي تعمل بموجب خطة استراتيجية بنظام النقاط المتوازنة وبنموذج الموازنة الموجهة بالنتائج.
والله ولى التوفيق
اللجنة الفنية لمشروع اعداد الخطة الاستراتيجية